Styrkande handlingar vid export

Styrkande handlingar är handlingar som styrker uppgifter som du lämnar i en tulldeklaration. Du måste kunna visa upp styrkande handlingar om Tullverket begär det. 

Om du själv eller ditt ombud lämnar tulldeklarationen elektroniskt till Tullverket behöver du inte bifoga några styrkande handlingar. Tänk dock på att du måste kunna visa upp dem om Tullverket begär det.

Exempel på styrkande handlingar vid export är

1. faktura
2. exporttillstånd och exportlicenser för en specifik sändning när det gäller exportrestriktioner och utförselrestriktioner
3. transportdokument
4. packlista
5. frakträkning.
   

Fakturauppgifter:

1. säljarens namn och adress
2. köparens namn och adress
3. dag då fakturan utfärdats
4. fakturanummer
5. antal och typ av kolli, bruttovikt och hur förpackningen är märkt
6. varubenämning
7. varans kvantitet
8. pris för varje varuslag
9. eventuella rabatter och vilken typ av rabatter
10. leveransvillkor
11. betalningsvillkor.
    

För leveranser som du inte tar betalt för kan du använda en proformafaktura.

Exempel på detta är

1. ersättnings- och garantivaror
2. prover, reklamföremål
3. gåvor
4. returvaror
5. reklamtryck.

I proformafakturan ska det stå: ”No charge. Value for customs purposes only.”

Om det inte finns någon handelsfaktura utfärdad när du gör din tulldeklaration kan du också använda proformafaktura. Då ska anledningen framgå på proformafakturan.

Spara styrkande handlingar i fem år

Du som exportör är skyldig att spara dina styrkande handlingar. Du måste kunna visa upp dina handlingar om Tullverket begär det. Det ska vara möjligt att i efterhand rekonstruera de uppgifter som har lämnats i en tulldeklaration. Ditt ombud kan förvara dina styrkande handlingar hos sig i högst 30 dagar räknat från den dag då en begäran om klarering kom in. Det är den tid då vi granskar din deklaration och kan behöva kontrollera uppgifterna. Därefter ska ombudet lämna över handlingarna till dig.

Du behöver spara dina styrkande handlingar tillsammans med tillhörande tulldeklaration i fem år räknat från och med året efter det år då deklarationen lämnades. Om det finns föreskrifter i en lag eller annan författning om att du ska spara vissa uppgifter längre tid, är det den föreskriften som gäller.

Förvara dina styrkande handlingar rätt

Det lönar sig att ha bra rutiner för hur du förvarar dina styrkande handlingar. Tänk på att Tullverket kan granska ditt företag i en efterkontroll eller att du kan behöva visa upp ursprungshandlingar eller andra styrkande handlingar i efterhand. Förvara dina styrkande handlingar på ett så enkelt och lättöverskådligt sätt som möjligt. Följ gärna följande rekommendationer:

1. Spara dina styrkande handlingar tillsammans med utskrifter av deklarationerna.
2. Sortera dem efter leverantörer och i kronologisk ordning.
3. Du bör förvara styrkande handlingar åtskilda från den övriga bokföringen.
   
   

Du som har AEO-status eller andra tillstånd

Om du har AEO-tillstånd eller något annat tillstånd hos Tullverket ska du följa de instruktioner om förvaring av styrkande handlingar som finns i tillståndet.

Du som har exportreglerande varor

Om du exporterar exportreglerade varor bör du spara exportföljedokumentet (EAD) eller en utskrift av ärendet försett med tull-id eller MRN för att kunna visa att den reglerade varan har deklarerats på ett korrekt sätt och att du har använt ditt tillstånd.