Styrkande handlingar vid export
Styrkande handlingar är handlingar som styrker uppgifter som du lämnar i en tulldeklaration. Du måste kunna visa upp styrkande handlingar om Tullverket begär det.
Om du själv eller ditt ombud lämnar tulldeklarationen digitalt till Tullverket behöver du inte bifoga några styrkande handlingar. Tänk dock på att du måste kunna visa upp dem om Tullverket begär det.
Exempel på styrkande handlingar vid export är
- faktura
- exporttillstånd och exportlicenser för en specifik sändning när det gäller exportrestriktioner och utförselrestriktioner
- transportdokument
- packlista
- frakträkning.
Fakturauppgifter
- säljarens namn och adress
- köparens namn och adress
- dag då fakturan utfärdats
- fakturanummer
- antal och typ av kolli, bruttovikt och hur förpackningen är märkt
- varubenämning
- varans kvantitet
- pris för varje varuslag
- eventuella rabatter och vilken typ av rabatter
- leveransvillkor
- betalningsvillkor.
Proformafaktura
För leveranser där du behöver skapa ett särskilt underlag för att tillhandahålla information om sändningen kan du skapa en proformafaktura. En proformafaktura kan exempelvis användas för leveranser som inte har sålts eller där du separat behöver redovisa uppgifter och värde för tulländamål.
Den största skillnaden mellan en proformafaktura och en vanlig faktura är att proformafakturan inte är ett underlag för betalning.
En proformafaktura kan exempelvis användas för:
- ersättnings- och garantivaror
- prover, gratisprover, reklamföremål
- gåvor
- returvaror
- varor som importeras eller exporteras för förädling eller reparation
- del- och efterleveranser, där sändningens uppgifter behöver redovisas på ett separat underlag.
- verktyg som du behöver för att utföra ett arbete
- varor för utställningar och mässor.
Exempel på uppgifter en proformafaktura kan innehålla:
- rubriken ”Pro Forma Invoice”
- avsändarens namn och adress
- mottagarens namn och adress
- datum då proformafakturan upprättades
- antal och typ av kolli, bruttovikt, nettovikt och hur förpackningen är märkt
- varukod
- varubenämning
- varans kvantitet
- värde för tulländamål för varje varuslag (får inte vara 0 kronor)
- leveransvillkor
- texten "No charge. Value for customs purposes only."
- syftet med importen eller exporten.
Spara styrkande handlingar i fem år
Du som exportör är skyldig att spara dina styrkande handlingar. Du måste kunna visa upp dina handlingar om Tullverket begär det. Det ska vara möjligt att i efterhand kontrollera de uppgifter som har lämnats i en tulldeklaration. Ditt ombud kan förvara dina styrkande handlingar hos sig i högst 30 dagar räknat från den dag då en begäran om klarering kom in. Det är den tid då vi granskar din deklaration och kan behöva kontrollera uppgifterna. Därefter ska ombudet lämna över handlingarna till dig.
Du behöver spara dina styrkande handlingar tillsammans med tillhörande tulldeklaration i fem år räknat från och med året efter det år då deklarationen lämnades. Om det finns föreskrifter i en lag eller annan författning om att du ska spara vissa uppgifter längre tid, är det den föreskriften som gäller.
Förvara dina styrkande handlingar rätt
Det lönar sig att ha bra rutiner för hur du förvarar dina styrkande handlingar. Tänk på att Tullverket kan granska ditt företag i en efterkontroll eller att du kan behöva visa upp ursprungshandlingar eller andra styrkande handlingar i efterhand.
Förvara dina styrkande handlingar på ett så enkelt och lättöverskådligt sätt som möjligt. Styrkande handlingarna sparar du i den form du tog emot dem. De handlingar du förvarar digitalt ska du kunna skriva ut om till exempel en tullrevisor begär det.
Du som har AEO-status eller andra tillstånd
Om du har AEO-tillstånd eller något annat tillstånd hos Tullverket ska du följa de instruktioner om förvaring av styrkande handlingar som finns i tillståndet.