TFS 1991:51

med ändringar i TFS 1981:32

beslutad den 15 november 1991
Utkom från trycket den 18 december 1991

Upphört: Grundförfattningen har upphört att gälla vid utgången av juni månad 2004 genom TFS 2004:2

Bemyndigande: 16 § verksförordningen (1987:1100)

---

Kungörelse
med föreskrifter om ändring i generaltullstyrelsens cirkulär (TFS 1981:32) med föreskrifter om ärenderegistrering, arkivvård och gallring m.m. i tullstaten

[Generaltullstyrelsen föreskriver]

dels att punkterna 1.4.6, 1.5.1 — 1.5.7, 2.7.1, 2.7.2, 2.8.3, 4.3 och 4.4, bilagorna 2 och 3 samt anvisningarna till punkt 1.3.1 skall upphöra att gälla,

dels att rubriken 1.5 skall utgå,

dels att punkterna 0.2, 1.3.1, 1.3.3, 1.3.4, 1.4.1, 1.4.4, 1.4.7, 1.4.8, 2.1.1, 2.1.2, 2.2—2.4, 2.6, 2.7, 2.8.1, 2.8.5, 3.2.3, 3.2.4, 4.1 och 4.2, bilagorna 1 och 6* samt rubrikerna till punkterna 1.3, 1.4 och 2.6 och rubriken till bilaga 1 skall ha följande lydelse.
(*Bilagorna är utelämnade i TFS.)

0.2 Definition

I dessa föreskrifter avses med tullmyndighet: tulldirektion och tullkammare.

1.3 Generella regler vid ärenderegistrering

1.3.1

En allmän — — — av 1.3.3.

Diarieföring skall — — — påföljande arbetsdag.

Varje ärende skall erhålla ett eget diarienummer samt ett dossiénummer och införas i diariet i den ordning som det inkommer till eller initieras av myndigheten. Numret bestäms av den skrivelse genom vilken ärendet tas upp på sätt som framgår av bilaga 1.

Alla handlingar — — — på huvudhandlingen.

Vad som avses med allmän handling framgår av 2 kap. tryckfrihetsförordningen.

Inom en tullmyndighet eller arbetsenhet därav upprättade promemorior och yttranden m.m. av särskild vikt i ärenden som diarieförts skall föras in i diariet. Handlingar som expedieras till någon utanför tullmyndigheten bör i regel föras in i diariet.

1.3.3

Av bestämmelserna — — — och transportmedel.
(Ändringen innebär att sista stycket upphävs.)

1.3.4

Om registrering av hemliga handlingar av betydelse för landets säkerhet är särskilt föreskrivet i FA SÄK 1982 punkterna 18 — 20.

1.4 Ärenderegistreringen vid tullmyndigheterna

1.4.1

Vid tullmyndighet kan diarieföringen vara centraliserad (endast ett ärendediarium förekommer) eller decentraliserad (diarieföring förekommer vid flera enheter eller vid utlokaliserad del av tullkammare (tullstation). Tullmyndigheterna har själva att avgöra om diarieföringen skall vara centraliserad eller decentraliserad.

1.4.4

I D/D-planen — — — löpande diarienumret.

Någon bokstavsbeteckning utvisande tillhörighet till enhet eller dylikt skall inte användas. Varje beteckning ger en unik identitet.

1.4.7

D/D-planen syftar till att täcka alla ärenden som förekommer vid tullmyndigheterna. Vissa ärendegrupper är inte representerade hos samtliga dessa myndigheter. Dossiénummer för sådana ärendegrupper skall då inte användas. De får heller inte tas i anspråk för andra ärendetyper.

Tullmyndighet kan emellertid avstå från att använda dossiéplanens grupper (2:a siffran) eller undergrupper (3:e siffran), då antalet ärenden inom huvudgruppen eller gruppen bedöms som ringa. Samtliga ärenden inom en sådan huvudgrupp eller grupp bildar därvid en dossié.

Avvikelse från de i D/D-planen angivna huvudgrupperna, grupperna eller undergrupperna och deras beteckningar får inte ske utan generaltullstyrelsens tillstånd. Tullmyndigheterna får inte heller ta i anspråk grupp- eller undergruppsnummer som saknar ärendespecifikation. Tullmyndighet kan dock för internt bruk besluta om att dela upp planen ytterligare enligt decimalprincipen.

1.4.8

Revidering av D/D-planen kan ske i slutet av varje kalenderår av generaltullstyrelsen.

2.1.1

Arkivvården i tullstaten regleras främst av arkivlagen (1990:782), arkivförordningen (1991:446) och riksarkivets föreskrifter och allmänna råd avseende nämnda författningar.

2.1.2

Tullmyndigheternas arkiv står under tillsyn av vederbörande landsarkiv. I Stockholm och Malmö är respektive stadsarkiv arkivmyndighet därstädes, om inte särskilt har beslutats. En förteckning över respektive arkivmyndighetstillhörighet ges i bilaga 6.

Arkivmyndighets uppgift är att utöva tillsyn över att myndigheterna fullgör sina skyldigheter enligt 3—6§§ arkivlagen (1990:782).

Tullmyndighet skall vända sig till vederbörande arkivmyndighet för råd, anvisningar och annan hjälp i arkivfrågor.

2.2 Arkivbildare

Inom varje tullmyndighet bildas med början den 1 januari 1992 endast ett arkiv. Arkiv tillkomna före den l januari 1992 avslutas med detta datum. Om sådant arkiv bildats av tullmyndighet som fr.o.m. nämnda tidpunkt utgör en utlokaliserad del av tullkammare (tullstation) skall det ingå i tullkammarens arkiv.

2.3 Arkivhandlingar

Arkivförfattningarna gäller endast arkivhandlingar. För bedömande av om en handling skall anses vara arkivhandling hänvisas till 3 § arkivlagen (1990:782) samt till gallringsplan för tullstaten (bilaga 5).

2.4 Arkivläggning och volymbildning

Under denna — — — en tullmyndighet.

Protokoll och föredragningslistor

— — — — — — — — — — — — — — — — — — — —

Utgående handlingar

Arkivexemplar av utgående handlingar (tidigare benämnda koncept) arkivläggs tillsammans med övriga handlingar tillhörande respektive ärende (se vidare under diarieförda handlingar). Arkivexemplaret skall alltid vara signerat av den eller de som undertecknat expeditionen.

Diarier

Tullmyndighets diarier skall föras på blankett som fastställts av generaltullstyrelsen. Diarierna skall bindas för sig kalenderårsvis. Ett band kan dock omfatta mer än ett år. Varje kalenderår skall föregås av den diariedossiéplan (D/D-plan) som gällt för året (jfr 1.4.9).

Namnregistret liksom — — — sig kalenderårsvis.

Register och liggare

— — — — — — — — — — — — — — — — — — — —

Diarieförda handlingar

Alla handlingar i ett avslutat ärende (inkomna skrivelser, arkivexemplar av utgående handlingar, PM m.m.) skall arkivläggas tillsammans (dvs. som en akt) och vid samma tidpunkt. Handlingarna arkivläggs i ämnesgrupper enligt D/D-plan (1.4.9). Inom varje ärendegrupp i respektive plan arkivläggs ärendena i diarienummerordning. Detta innebär att efter arkivläggningen kan i en dossié återfinnas ärenden med t.ex. löpnummer 1, 3, 4, 47, 115, medan ärenden med mellanliggande nummer (2, 5—46, 48—114, 116—) ingår i andra dossiéer.

Vid förvaring — — — ringpärmar användas.

Avställning (se arkivterminologi "Avställa") ur dossiéerna sker kalenderårsvis varje år eller med den längre tidsperiod som arkivbildaren finner lämplig. Slutlig förvaring skall ske i arkivkartonger i dossiénummerordning. Därvid skall varje ärendegrupp hållas skild från övriga grupper genom mellanlägg med anteckning om gruppens benämning. < p id= 2> Kopieserier av — — — se 3.2.3.

Ej diarieförda handlingar

— — — — — — — — — — — — — — — — — — — —

2.6 Beständighet m.m.

Regler om val av skrivmateriel som uppfyller riksarkivets tekniska krav finns i riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:7) om val av produkter och kvalitetssystem.

Mediespecifika regler om framställning, hantering, förvaring och vård finns i riksarkivets föreskrifter och allmänna råd, dels i RA-FS 1991:2 om framställning och hantering av pappershandlingar, dels i RA-FS 1991:3 om framställning och hantering av upptagningar För ADB (ADB-upptagningar) och dels i RA-FS 1991:4 om framställning och hantering av handlingar på mikrofilm.

Tekniska regler avseende produkter och kvalitetssystem finns i riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om tekniska krav inom olika medieområden.

2.7 Arkivlokaler

Regler om arkivlokaler finns i riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:5) om arkivlokaler och i riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om tekniska krav vid inrättande av arkivlokaler.

2.8.1

Tullmyndighet skall hålla arkiv bildat med början den l januari 1992 skilt från tullmyndighetens tidigare arkiv och från andra hos myndigheten förvarade arkiv.

Arkivhandlingar skall om möjligt vara uppställda i överensstämmelse med arkivförteckningens ordning.

2.8.5

Angående upprättande och förande av arkivförteckningen hänvisas till generaltullstyrelsens cirkulär (TFS 1981:34) med föreskrifter för utarbetande av arkivförteckningar i tullverket jämte ordlista över de vanligaste arkivtermerna och deras betydelse.

3.2.3

Det viktigaste generella gallringsbeslutet är riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:6) om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse.

3.2.4

Hos tullmyndigheterna — — — fall gälla.

Den blankettbundna handlingen

1. utgör inte arkivhandling (jfr 2.3),

2. är bilaga till annan handling (gallringsfristen är lika med vad som gäller för huvudhandlingen),

3. kan gallras enligt riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:6) om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse.

4. har egenvärde och kan inte gallras enligt punkt 3 (särskilt, av riksarkivet utfärdat gallringsbeslut fordras).

Tullmyndigheten får — — — till riksarkivet.

Utgallringsbara handlingar — — — (jfr 2.8.2).

4.1

För vården av tullmyndighets arkiv svarar en av tullmyndighetens chef utsedd tjänsteman, arkivansvarig. Där sådan inte utsetts är chefen själv arkivansvarig.

4.2

Arkivansvarig skall

— noggrant sätta sig in i och följa gällande bestämmelser rörande arkivvården i tullstaten,

— handlägga ärenden rörande arkiv och arkivvård,

— medverka till införande av rationella administrativa rutiner,

— sprida information och kunskap om arkiv, skrivmateriel och därmed sammanhängande frågor,

— sörja för volymbildning och etikettering av volymer,

— upprätta och årligen komplettera arkivförteckningen,

— årligen verkställa föreskrivna och beslutade gallringar,

— ansvara för ordningen i myndighetens arkiv,

— ta kontakt med arkivmyndighet vid beslut angående omorganisation eller omläggning av rutiner, samt eljest när speciella arkivfrågor uppstår,

— övervaka och leda medhjälpares arbete och därvid särskilt sörja för att gällande gallringsföreskrifter riktigt uppfattas och tillämpas.

---

Denna kungörelse träder i kraft den l januari 1992.

---