Upphört: Författningen har upphört att gälla vid utgången av juni månad 2004 genom TFS 2004:2
Bemyndigande: 10 § allmänna verksstadgan (1965:600)
Generaltullstyrelsen föreskriver följande [ ].
1 § I dessa föreskrifter avses med:
centralarkiv, arkiv dit handlingar överflyttas för mer långsiktig förvaring, sedan de förlorat sin aktualitet,
närarkiv, arkiv vanligen beläget i eller i nära anslutning till en byrås eller sektions arbetslokaler och omfattande arkivhandlingar, som ofta begagnas.
2 § Generaltullstyrelsen utser arkivansvarig. Denne är placerad på kanslibyrån. På varje byrå utser byråchefen arkivredogörare. Vid behov utses särskild arkivredogörare för sektion.
Den arkivansvarige åligger:
att taga noga kännedom om gällande bestämmelser rörande arkivvården.
att ansvara för arkivbildningen och arkivvården inom generaltullstyrelsen,
att inför chefen för kanslibyrån föredra ärenden rörande arkivvården,
att göra förslag rörande diarie/dossiéplaner, arkivbildningsplaner, gallring m.m. för såväl generaltullstyrelsen som tullstaten,
att ansvara för att föreskrivna uppgifter och förteckningar lämnas till riksarkivet.
att ta kontakt med riksarkivet vid beslut angående omorganisation eller omläggning av rutiner, vid anskaffandet av nya eller ändring av befintliga arkivlokaler samt eljest när speciella arkivfrågor uppstår,
att ansvara för att leveranser till riksarkivet verkställs på föreskrivet sätt, att övervaka att bestämmelserna i skrivmaterielkungörelsen (1964:504) efterlevs,
att kontrollera att gällande arkivföreskrifter iakttages på generaltullstyrelsens byråer samt tillhandagå byråerna med råd och upplysningar,
att hålla uppsikt över arkivlokalernas allmänna beskaffenhet och påtala eventuella brister,
att mottaga byråernas arkivhandlingar, som överlämnas till centralarkivet.
att biträda vid arkivsökningar,
att upprätta arkivförteckningar och signera volymer,
att tillse att föreskriven utgallring äger rum,
att medverka vid utrednings- och planeringsarbete inom arkivverksambeten.
Arkivredogörare åligger:
att enligt gällande direktiv ansvara för vården av byråns eller sektionens arkivhandlingar i närarkiv,
att tillse att aktrensning och arkivläggning sker på föreskrivet sätt,
att utföra den del av gallringen, som skall ske i fråga om närarkivet, iordningställa arkivhandlingar för inbindning, kartongläggning och etikettering samt vid tid, som fastställs i samråd med den arkivansvarige, leverera arkivhandlingar till centralarkivet.
3 § Om skyldighet att registrera allmänna handlingar föreskrivs i 15 kap. sekretesslagen (1980:100).
Om postöppning finns föreskrifter i 17 § arbetsordningen (TFS 1984:24) för generaltullstyrelsen.
De allmänna handlingar som kan bli föremål för registrering hos generaltullstyrelsen är inkommande och utgående handlingar samt vissa viktiga handlingar som upprättats inom generaltullstyrelsen. Handlingar som upprättats av generaltullstyrelsen och som arkivläggs efter formella grunder (t.ex. protokoll. föredragningslistor, liggare, förteckningar, vissa räkenskaper m.m.) registreras inte. Vad som avses med allmän handling framgår av 2 kap. tryckfrihetsförordningen.
En inkommen handling eller en utgående initialhandling behandlas ur registreringssynpunkt på ett av tre sätt:
1. Diarieföring sker med hjälp av en för generaltullstyrelsen gemensam diarie/dossiéplan (D/D-plan), (Bilaga 1)*. Byrå/sektion tillämpar sin del av planen. Genom diarieföring (Tv 103.6) bildas kronologiskt diarium (Sv arkiv 100), namnregister (Sv arkiv 80), sakregister (Sv arkiv 80) och arbetsregister (färgat brukspapper).
Namnregistret sorteras direkt på brevskrivare/adressat. Sakregistret förs i två delar på så vis att oavgjorda ärenden hålls åtskilda från avgjorda. Sakregistret sorteras i dossiénummerordning och inom respektive dossié i diarienummerordning. Beslut påtecknas det kronologiska diariet och sakregistret, vilka tillsammans med namnregistret förvaras hos registrator. De skall bevaras och bindas in.
Arbetsregistren används av byråerna (sektionerna) som extra sökingång och sorteras efter behovsgrund. De skall efter hand utrensas.
2. Registrering under samlingsrubrik. (Tv 103.1, namn- och sakregister bildas ej). Byråchef avgör om registreringen skall ske hos registrator eller hos arbetsenhet inom byrån.
3. Registrering sker ej. Handlingarna hålls så ordnade att det utan svårighet kan fastställas om de kommit in eller upprättats.
(*Bilagorna 1–3 publiceras inte i TFS utan endast i TFH VIII:1.)
Allmänna regler för val av registreringsform
1. Handlingar som skall bevaras diarieförs.
2. Handlingar som skall utgallras kan antingen diarieföras (om man anser sig behöva de extra sökingångar som namn- och sakregistren ger), registreras under samlingsrubrik eller (förutsatt att de inte är hemliga) ej registreras.
3. Hemliga handlingar skall diarieföras eller registreras under samlingsrubrik. Undantag utgör handlingar som angår klarering av varor och transportmedel, där regeringen i 5 § sekretessförordningen (1980:657) medgivit undantag från registrering. Eftersom diariet och samlingsrubriksregistret skall kunna företes för allmänheten, får ärendemening, uppgift från vem handlingen har kommit eller till vilken den har expedierats utelämnas, om man annars skulle röja det man avser hålla hemligt.
Om registrering av hemliga handlingar av betydelse för landets säkerhet är särskilt föreskrivet i FA SÄK 1982 punkterna 18—20.
Registreringens omfattning
Ett ärende skall registreras endast en gång. Alla handlingar i ett ärende (inkomna handlingar, arkivexemplar av utgående handlingar. PM m.m.) skall arkivläggas tillsammans. d.v.s. som en akt. Av detta följer att alla handlingar i ett ärende skall ha samma diarienummer/kronologiska nummer.
En "för kännedom" överlämnad handling skall i princip inte registreras (den får i förlängningen utgallras) om den inte påkallar åtgärd av generaltullstyrelsen. En "för kännedom" överlämnad handling, typ beslut av annan myndighet i ärende, som generaltullstyrelsen handlagt och beslutat överlämna till den andra myndigheten, läggs till ärendet om den andra myndighetens beslut inte påkallar åtgärd av generaltullstyrelsen. Är så fallet öppnas nytt diarienummer. Avgörande av JO, JK och förvaltningsdomstol skall dock alltid diarieföras.
Ett ärende som registreras på en byrå (sektion) och som i förlängningen kommer att arkivläggas hos byrån (sektionen) skall inte, om ärendet överlämnas till annan byrå (sektion) för yttrande. registreras där på nytt. Eventuella kopior av ärendet hos den yttrande byrån är arbetsexemplar och skall inte tillföras byråns arkiv, utan efterhand utrensas. Prejudikatsamlingar berörs inte.
Ett protokoll som överlämnas till generaltullstyrelsen rörande sammanträde som representant för generaltullstyrelsen deltagit i, skall läggas i dossié efter protokollets innehåll, såvida inte särskild dossié har upplagts. Kallelse till sammanträde registreras ej.
4 § Före arkivläggningen (som kan ske i mappar. pärmar e.d.) skall akten rensas från sådana anteckningar, meddelanden, utkast, kladdar och liknande arbetspapper, vilkas betydelse upphört genom att arbetet fullbordats, liksom sådana avskrifter och kopior som är obehövliga för förstörelse av akten.
Utrensat material som inte anses kunna kastas omedelbart, liksom sådana serier som bildas av avskrifter, kopior och dubbletter av handlingar, som bildats uteslutande för att underlätta det inre arbetet, skall förvaras för sig hos byrå, sektion eller handläggare. De skall utrensas med så kort frist som möjligt.
Vid arkivläggningen av diariefört ärende placeras akten i den dossié, vars nummer initialhandlingen fått vid diarieföringstillfället. Dossiéerna placeras i nummerordning och inom varje dossié placeras akterna i diarienummerordning (jfr sakregistret).
Handlingar som registreras under samlingsrubrik eller ej registreras placeras vid arkivläggningen i kronologisk ordning efter nummer eller ankomstdag.
5 § Avställning ur dossiéerna skall ske kalenderårsvis. Utgallringsbara dossiéer skiljs från sådana som skall bevaras. Slutlig förvaring sker i arkivkartonger. Utgallringsbara volymer (gallringsfristerna styr) avskiljs från volymer som skall bevaras.
Handlingar som registreras under samlingsrubrik eller som ej registreras avställs periodvis, t.ex. per år, vart tredje år e.d. Hänsyn skall tagas till gallringsfristerna.
Till ledning för arkivbildningen finns en för varje byrå upprättad arkivbildningsplan. (Bilaga 2)*.
(*Bilagorna 1–3 publiceras inte i TFS utan endast i TFH VIII:1.)
6 § Leverans till centralarkivet skall ske efter överenskommelse mellan den arkivansvarige och respektive arkivredogörare. Handlingar får inte levereras till centralarkivet utan den arkivansvariges medgivande.
7 § Icke gallringsbara volymer skall etiketteras enligt nedanstående exempel:
|
Seriesignum (A 1) |
Självhäftande etiketter får inte användas. Serie- och volymsignum åsätts efter leveransen till centralarkivet. Etiketten skall anbringas på volymens rygg en centimeter från nederkanten.
För gallringsbara volymer bör det system användas som bäst lämpar sig för arkivbildaren, sett ur arbetssynpunkt. Arkivbildarens namn, handlingarnas slag och den tid handlingarna hänför sig till bör emellertid alltid utsättas. På gallringsbara volymer anbringas en röd gallringsetikett (Tv 145.9) med nedanstående utformning.
|
UTGALLRAS |
8 § Utgallring av handlingar, d.v.s. total förstörelse av handlingar, får endast ske i den utsträckning som av regeringen genom särskilda författningar eller beslut eller av riksarkivet genom särskilda beslut föreskrivits eller medgivits och enligt gällande tillämpningsföreskrifter. För generaltullstyrelsen finns dels gallringsfrister meddelade i D/D-planen (Bilaga 1)*, dels i gallringsplan för generaltullstyrelsen (blankettbunden information) (Bilaga 3)*.
Utgallrade handlingar skall förstöras eller genom ekonomibyråns försorg försäljas till uppköpare, som lämnat garanti att handlingarna snarast förstörs.
(*Bilagorna 1–3 publiceras inte i TFS utan endast i TFH VIII:1.)
9 § Vid lån av arkivhandlingar från centralarkivet ifylles ett lånekvitto i två exemplar. Originalet förvaras hos den arkivansvarige. Kopian används för att markera den utlånade handlingens plats i arkivet. Lån från närarkiv sker och noteras i den ordning som bestäms av vederbörande byråchef.
Frågor om utlån av arkivhandlingar till enskild för användning utom myndighetens lokaler skall underställas riksarkivets prövning.
10 § Anvisningar om användning av skrivmateriel i statlig verksamhet återfinns i skrivmaterielkungörelsen (1964:504). En förteckning över godkända skrivmateriel och reproduktionsmetoder publiceras varje år i Svensk författningssamling.
11 § I arkivlokal bör endast arkivhandlingar eller handlingar som ansluter sig till dessa förvaras. Det är sålunda ej lämpligt att begagna lokalen som förråd för papper, blanketter eller tjänstemännens enskilda tillhörigheter etc. Tobaksrökning eller införande av öppen eld är förbjuden i arkivlokal. Elektriska kokapparater eller sladdlampor får inte användas i sådan lokal.
Första stycket gäller ej sådan lokal för närarkiv som samtidigt utgör arbetsrum, bibliotek eller dylikt.
Obehörig får ej utan medföljande behörig tjänsteman vistas i arkivlokal.
12 § Byråchef skall för byrån eller viss arbetsenhet inom byrån meddela de ytterligare föreskrifter för arkivvården som kan vara erforderliga. Därvid skall samråd ske med den arkivansvarige om det ej är uppenbart obehövliga.
Denna författning träder i kraft den 1 januari 1988, då generaltullstyrelsens föreskrifter den 28 januari 1977 för arkivvården hos generaltullstyrelsen skall upphöra att gälla.