Tullverket

Krav på bokföringen för en anläggning för tillfällig lagring

Ett krav enligt tullagstiftningen är att den aktör som har tillstånd att driva en anläggning för tillfällig lagring ska ha en lämplig bokföring i en form som är godkänd av Tullverket. Men vad betyder det i praktiken?

Du behöver inte ha en elektronisk deklaration för tillfällig lagring för att uppfylla kravet på bokföring. En godkänd bokföring är en krav för att tillstånd ska beviljas. Har du ingen deklaration för tillfällig lagring framgår det nedan hur detta visas i bokföringen.

Generella principer

Det finns ett par generella principer att ta hänsyn till, och dessa är viktiga att sätta sig in i. Det handlar om spårbarhet och uppdaterad bokföring.

Spårbarhet

Ett krav på bokföringen är att det finns en spårbarhet. Det ska gå att följa varorna från ingående handling – denna handling måste inte vara en handling från Tullverket utan kan vara en transporthandling, ett manifest, en transiteringhandling eller liknande som tillhandahålls av en annan ekonomisk aktör. Det ska gå att se alla händelser som sker under lagringen fram till dess den tillfälliga lagringen avslutas. Det betyder också att bokföringen alltid ska följa god redovisningssed.

Bokföring i lämplig form enligt artikel 148.4 i tullkodexen ska vara en bokföring i en form som är godkänd av Tullverket. En lämplig form anses bland annat innefatta krav på spårbarhet och att inga ändringar ska kunna göras utan att de lämnar spår i bokföringen. Det innebär i normalfallet att det behövs ett automatiskt bokföringssystem och därmed är exempelvis Excel inte en lämplig form.

Uppdaterad bokföring

Bokföringen ska uppdateras direkt i samband med att händelser sker på lagret och den ska vid varje tidpunkt återge det aktuella saldot.

Bokföringen ska innehålla den information och de uppgifter som gör det möjligt för Tullverket att övervaka tillståndet, särskilt när det gäller att identifiera de varor som lagras på anläggningen, deras tullstatus och befordran av dessa varor.

För att bokföringen ska uppfylla ovan nämnda krav måste uppgifter föras in i bokföringen omedelbart i samband med att varorna ankommer till anläggningen och omedelbart i samband med att varorna övergår till ett tullförfarande eller återexporteras. Även vid påbörjan och avslut av befordran eller när hantering sker behöver uppgifter föras in i bokföringen omedelbart i samband med händelsen. Görs inte det går det inte att identifiera vilka varor som lagras på anläggningen.

Spara tullhandlingar i fem år

De dokument och uppgifter som ligger till grund för bokföringen måste sparas i fem år. Tiden räknas från utgången av det år då den tillfälliga lagringen upphör.

Vissa dokument eller uppgifter kan behöva sparas en längre tid om det bestäms av en annan lag eller författning.

Uppgifter som ska finnas med i bokföringen

Följande uppgifter ska finnas med i bokföringen för anläggning för tillfällig lagring.

Referensnummer till ingående handling, till exempel manifest eller transitering

Det ska framgå av bokföringen när varorna ankommer till anläggningen och är i tillfällig lagring samt när den tillfälliga lagringen avslutas. Detta noteras i bokföringen med referensnummer till ingående handling, alternativt ett annat nummer som identifierar tulldeklarationen för nästa förfarande eller anmälan om återexport, till exempel tull-id.

Följande uppgifter ska finnas med i bokföringen för att säkerställa full spårbarhet:

  • referensnummer till ingående handling
  • datum när varorna ankom till anläggningen
  • eventuell avvikelse som rapporterats till Tullverket
  • vid avslutande av den tillfälliga lagringen: hänvisning till kommande förfarande eller anmälan om återexport, till exempel via e-post som en bilaga.

Referens till styrkande handlingar

Bokföringen ska innehålla en referens till de styrkande handlingar som kompletterar deklarationen för tillfällig lagring. Styrkande handlingar ska kunna inkomma elektroniskt.

Detaljerad varubeskrivning

De uppgifter om varan som ska finnas med i bokföringen är:

  • antal och slag eller kvantitet
  • vikt
  • sedvanlig handelsbeskrivning.

Handelsbeskrivningen i den sista punkten ovan ska motsvara den varubeskrivning som har angetts på den ingående handlingen.

Varornas förvaringsplats samt eventuell befordran under tillfällig lagring

Det ska alltid finnas en hänvisning till den förvaringsplats där varorna förvaras fysiskt.

Befordran av varor får endast ske om denna godkänts i förhand i tillståndet. När en befordran sker måste det framgå av bokföringen när den startas och avslutas, var varorna fanns innan befordran och var de finns när befordran avslutas.

Läs mer om befordran av varor under tillfällig lagring.

Varornas tullstatus

Uppgift om varornas tullstatus ska uppges i bokföringen om tillståndshavaren har tillstånd att lagra unionsvaror i en anläggning för tillfällig lagring.

Uppgift om hantering

Om någon hantering har skett under den tillfälliga lagringen ska det framgå av bokföringen.

Läs mer om hantering av varor under tillfällig lagring.

Hänvisning till den huvudsakliga bokföringen för tulländamål

Om bokföringen för anläggningen för tillfällig lagring inte är en del av den huvudsakliga bokföringen för tulländamål ska det finnas en hänvisning till den huvudsakliga bokföringen. Det ska finnas en spårbarhet mellan de båda bokföringarna, vilket innebär att det ska gå att följa ett ärende från det ena systemet till nästa. Exakt vilka referenser som används för denna hänvisning kan variera från företag till företag.

Uppdaterad: 2019-02-06


4000