Därför AEO-certifierar vi oss

Therese Åkerman är projektledare med tullsamordningsansvar hos Bonver Videodata AB.

- En betydande del var att se till att tullförfarandet blev smidigt och kvalitativt säkert. Därför ansökte vi om AEO-status.

Vilka kostnader kommer ni att spara?
- I dag använder vi oss av vår speditör som även är vårt ombud och gör all förtullning. Det hindrar oss inte från att ändå kvalitetssäkra våra processer. Vägledningen ger oss en garanti att vi arbetar på rätt sätt vilket gynnar både oss själva och vår speditör. Kostnadsbesparingarna ser vi i att det sker mindre missförstånd med tydliga processer. Missförstånd och oklarheter resulterar ofta i mer administrativt arbete som kostar pengar.

- Vår ambition är att i framtiden kunna sköta tullförfarandet själva. Det är både mer kostnadseffektivt och säkrare att äga processen själva.

Kan du göra en uppskattning av hur många timmar ni totalt kommer att behöva lägga ner? Har ni haft andra kostnader, exempelvis investeringar i system?
- Vi har avsatt cirka 300 mantimmar. De timmarna skulle ändå ha kommit till tack vare att vi vuxit och därför behövde titta över och strukturera upp våra rutiner.
Eftersom vi vill ha bra koll på våra rutiner satsade vi på att göra arbetet själva och då fanns det inte heller någon anledning för oss att anlita en tredjepartskonsult.
Vi kommer troligtvis att investera i ett system, just nu utvärderar vi olika systemleverantörer.

Hur tror ni kvalitetssäkringen kommer att påverka det fysiska flödet?
- Vi kommer att ha mer kontroll över logistiken, alltså inte bara packa, lasta och skeppa, utan även andra moment i tullhanteringen.

- Utöver detta kommer AEO-statusen att leda till att vi förhoppningsvis hamnar mindre i kontroller och att risken att godset försenas till kunden minimeras.
Vi har över 30 000 artikelnummer i lagret så allt måste klaffa, alla måste veta vad de ska göra.

Har kvalitetssäkringsarbetet kommit medarbetarna till godo?
- Ordning och reda och tydliga rutiner underlättar för alla i det dagliga arbetet. När alla vet vad och hur de ska utföra sina arbetsuppgifter bidrar det till ett bättre arbetsklimat. Alla medarbetare har varit mycket positivt inställda till arbetet kring att bli AEO-certifierade.

Hur kommer certifieringen att hjälpa företaget, sett ur ett kundperspektiv?
- Certifieringen ger goodwill. Risken för att hamna i kontroller blir mindre och om det blir kontroller, prioriteras certifierade företag. Det minimerar förseningar
till kunden.

Kommer certifieringen att ha några andra effekter?
- Vi kan ansöka om lättnader och förenklingar. Och att vi tar hand om tullhanteringen själva, vilket innebär ett säkrare och smidigare flöde.

Har ni funderat på att ansöka om certifiering för Säkerhet och skydd?
- Det är inte helt orimligt eftersom vi redan i dag har väldigt höga krav på oss. När tullen var på besök hos oss tyckte de att vi har väldigt bra säkerhetstänkande.

Hur hörde ni talas om AEO?
- Vid ett besök hos oss nämnde tullen Servicetrappan,
det vill säga den svenska certifieringsmodell som fanns före AEO. Då förstod vi att det fanns fördelar med en certifiering. Den konsultfirma vi hade kontakt med sommaren 2007, då vi flyttade den norska verksamheten till Sverige, informerade oss också om att man kan certifiera sig hos tullen.

Har ni något tips till andra företag?
- Det är bra för företag att ha tydliga rutiner. Då vet de också att om de följer sina rutiner har de en säker process.

Är det något Tullverket bör förbättra i kvalitetssäkringsarbetet eller något tillägg du vill göra?
- Det finns fortfarande många frågetecken som inte heller tullen alltid har svar på. Men så är det när något nytt införs. Det är nog även bra för tullen om reglerna sätter sig lite, då blir det lättare att kommunicera ut dem till företagen. Om handläggarna själva inte kunnat hjälp till i någon fråga har vi alltid fått bra hänvisningar, avslutar Therese Åkerman.